Leistungsumfang im Überblick
Was Dialogsimulation leistet, wie ein Durchlauf für Teilnehmende abläuft, wer welche Ergebnisse sieht und wo die Daten liegen — die Unterlage zur Abstimmung mit IT, Datenschutz, Mitbestimmung und Fachbereich.
Stand: Oktober 2026 · v1
Wofür diese Unterlage gedacht ist. Sie fasst den Leistungsumfang so zusammen, dass sie in internen Abstimmungsrunden weitergereicht werden kann — an IT, Datenschutz, Mitbestimmung und Fachbereich. Jeder Abschnitt beantwortet eine Frage, die erfahrungsgemäß aus genau einer dieser Richtungen kommt. Preise und Vertragsinhalte stehen bewusst nicht hier, sondern im Angebot.
1. Worum es geht
Teilnehmende sprechen mit einem KI-gestützten Avatar und durchlaufen eine realitätsnahe Gesprächssituation — mit Nachfragen, Gesprächsführung und Umgang mit Unsicherheit. Nach jedem Gespräch erhalten sie eine strukturierte Rückmeldung.
Im Browser, ohne Installation. Kein Client, kein Plug-in, kein App-Store. Ein Link genügt.
Wiederholbar, ohne Bewertungsdruck. Das ist der didaktische Kern: Ein Gespräch, das man wiederholen kann, ohne dass es jemand sieht, wird anders geführt als eine echte Prüfung.
Dialogsimulation ist aus wissenschaftlicher Arbeit entstanden und Gegenstand laufender Dissertationsforschung zur Implementation KI-gestützter Gesprächssimulation. Im Vordergrund steht die Didaktik, nicht das technisch Machbare.
2. Der Ablauf für Teilnehmende
| Schritt | Was passiert | Zeitkonto |
|---|---|---|
| 1 | Einladungslink anklicken, Zugang „claimen” — es entsteht ein pseudonymes Konto | — |
| 2 | Szenario und Avatar wählen | — |
| 3 | Optionaler Vorab-Chat: Kontext schildern, Schwerpunkt wählen | — |
| 4 | Gespräch mit dem Avatar — sprechen, zuhören, reagieren | läuft |
| 5 | Feedback lesen, bei Bedarf als PDF exportieren | — |
| 6 | Jederzeit erneut oder ein anderes Szenario |
Nur Schritt 4 verbraucht Zeit. Als Gesprächszeit gilt die gemessene Dauer der aktiven Avatar-Sitzung einschließlich der Redeanteile beider Seiten. Vorbereitung, Szenariowahl, Feedbackansicht und Pausen werden nicht angerechnet.
3. Das Gespräch
Die teilnehmende Person spricht, der Avatar antwortet in Echtzeit per Video und Stimme. Es ist ein Gespräch, kein Formular.
Nachhaken. Bleibt eine Antwort unklar oder unvollständig, fragt der Avatar nach. Bleibt sie aus, hilft er weiter, ohne die Antwort vorwegzunehmen.
Eine Rolle halten. Als Kundin verhält der Avatar sich wie eine Kundin: Er hat ein Anliegen, reagiert auf gute Beratung positiv und auf schlechte mit Unsicherheit. Er fällt nicht in einen Abfragemodus zurück.
In der eigenen Sprache. Gespräche sind in bis zu 100 Sprachen möglich — für Teilnehmende mit nicht-deutscher Erstsprache ein realer Zugang: erst in der sicheren Sprache üben, dann auf Deutsch.
Mit eigenem Gesicht. Avatare können nach Ihren Vorgaben erstellt werden, einschließlich passender Umgebung.
4. Das Feedback
Nach jedem Gespräch entsteht eine strukturierte Rückmeldung an die teilnehmende Person.
Je nach Szenario umfasst sie:
- Fachliche Richtigkeit — was war korrekt, was unvollständig, was fachlich falsch
- Gesprächs- bzw. Beratungsqualität — wurde auf das Anliegen eingegangen, wurden Alternativen angeboten
- Kommunikation — Art und Ausführlichkeit der Antworten, Freundlichkeit, Serviceorientierung
Das Feedback bleibt nicht abstrakt: Es greift tatsächlich gefallene Antworten auf und stellt ihnen eine bessere Formulierung gegenüber.
Keine Noten, kein Ranking. Es wird keine Note vergeben und kein Vergleich zwischen Teilnehmenden gezogen. Das Feedback geht an die teilnehmende Person und ist ausdrücklich als KI-generiert gekennzeichnet. Ob zusätzlich Punktwerte je Kriterium ausgewiesen werden, ist eine Einstellung des Szenarios — in der Prüfungsvorbereitung ist sie üblich, für reine Übungsformate empfehlen wir, darauf zu verzichten (siehe Abschnitt 9).
5. Gespräche mit zwei Avataren
Gespräche mit zwei Avataren gleichzeitig bilden Situationen ab, die mit einem Gegenüber nicht darstellbar sind: eine Kundin und ein Kollege, den man um Rat fragen kann; zwei Personen mit widersprüchlichen Wünschen; ein Gespräch unter Beobachtung.
Es gibt mehrere Darstellungsformen. Im Meeting-Modus sind beide gleichberechtigt sichtbar:
Im Tandem-Modus wechselt die Führung zwischen den Avataren:
Die teilnehmende Person muss dabei nicht nur inhaltlich richtig antworten, sondern auch entscheiden, wen sie wann anspricht.
6. Rollen: wer sieht was
Das ist die Frage, die aus Richtung Mitbestimmung und Datenschutz zuerst kommt.
| Rolle | Sieht Wortlaut einzelner Gespräche | Sieht aggregierten Gruppenbericht | Verwaltet Nutzer & Kontingente |
|---|---|---|---|
| Teilnehmende | nur die eigenen | nein | nein |
| Kursleitung | ja, aber nur die eigene Gruppe und pseudonymisiert („Teilnehmer 1, 2, …“) | ja (eigene Gruppe) | gruppenweit |
| Organisation-Admin | nein — nie | ja | orgweit |
| Betreiber (Trainexus UG) | technisch ja (Systemzugriff für Support und Betrieb), Least Privilege, im Rahmen des AVV — keine reguläre inhaltliche Einsicht | ja | global |
Der entscheidende Satz gegenüber den Teilnehmenden: Organisation-Admins sehen nie den Wortlaut einzelner Gespräche. Sie sehen den Verbrauch an Gesprächszeit und können einen aggregierten Bericht über die Gruppe erzeugen.
Der Zugriff der Kursleitung auf Einzeldialoge ist die Standardkonfiguration — und heute die einzige. Eine Abschaltung, nach der auch Kursleitungen ausschließlich den aggregierten Gruppenbericht sehen, ist als Funktion geplant und für Ende September 2026 vorgesehen; sie wird dann vor Inbetriebnahme gesetzt und in einem Abnahmetest verifiziert. Bis dahin sieht die zuständige Kursleitung die Gespräche ihrer eigenen Gruppe — pseudonymisiert, aber im Wortlaut.
Der KI-Gruppenbericht
Er fasst zusammen, wo eine Gruppe steht und welche Aspekte man nochmals üben sollte — ohne individuelles Ranking und ohne personenbezogenen Vergleich. Er stützt sich ausschließlich auf das, was in den Simulationen gesagt wurde.
7. Zugang und Verwaltung
Teilnehmende kommen über einen Einladungslink in ihre Gruppe — per Mail, im Kurssystem oder über Moodle/LTI 1.3. Ein Klick genügt; die Anwendung legt automatisch einen pseudonymen Zugang an.
Die Verwaltung von Organisationen, Gruppen, Nutzenden, Szenarien und Kontingenten ist im Handbuch für Org- und Kursadmins vollständig beschrieben.
8. Was mit den Daten passiert
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Werden Audioaufnahmen gespeichert? | Nicht bei uns. Der Audiostrom geht zur Transkription an OpenAI. Nach Gesprächsende läuft eine aktive Lösch-Kaskade: Dateien, Antwort-Objekte und der Gesprächsdatensatz werden gelöscht, jede bestätigte Löschung wird protokolliert. Ein Cron-Lauf räumt nicht bestätigte Fälle nach. |
| Werden Transkripte gespeichert? | Ja — damit Teilnehmende ihr Gespräch nachlesen können. |
| Werden Mimik, Blickkontakt, Körpersprache ausgewertet? | Nein. |
| Wird Stimmlage, Tonhöhe, Betonung analysiert? | Nein. Verarbeitet wird ausschließlich der transkribierte Text. |
| Wo liegen die Daten? | Konten, Gespräche und Feedback in einer PostgreSQL-Datenbank bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland). |
| Wer sind die Dienstleister? | Hetzner (Hosting, EU), OpenAI (Dialog & Transkription), ElevenLabs (Sprachausgabe), HeyGen (Avatar-Streaming). Für die Übermittlung in die USA greifen EU-Standardvertragsklauseln, teils zusätzlich das EU-U.S. Data Privacy Framework. |
| Training mit den Daten? | Nein. Bei OpenAI und ElevenLabs ausdrücklich vertraglich ausgeschlossen; bei HeyGen folgt der Ausschluss aus der Zweckbindung des DPA. |
Konto löschen. Teilnehmende können ihr Konto selbst löschen. Technisch ist das eine Anonymisierung: Gespräche und Rückmeldungen werden entfernt, ein anonymer Platzhalter bleibt, damit Gruppenstatistiken nicht zerfallen.
Pseudonyme Konten. Logins sind pseudonyme Kennungen, keine Klarnamen. Ihre Organisation kann die Kennungen zuordnen; darüber hinaus können freiwillige Kontextangaben oder Gesprächsinhalte im Einzelfall eine mittelbare Identifizierung ermöglichen. Die Daten sind damit pseudonymisiert, nicht anonym.
Vollständige Darstellung mit Datenflussdiagramm, Verarbeitungsverzeichnis, Subunternehmerliste und technischen und organisatorischen Maßnahmen: siehe Datenverarbeitung & Datenschutz und das Beschaffungspaket für Entscheider.
9. Einordnung nach der KI-Verordnung
Die Einordnung nach der Verordnung (EU) 2024/1689 hängt am Verwendungszweck, und den bestimmt die einsetzende Organisation als Betreiberin. Die Trainexus UG ist Anbieterin des Systems.
Anhang III Nr. 3 erfasst KI-Systeme, die im Bildungsbereich Lernergebnisse bewerten oder über Zugang, Zulassung oder Zuweisung entscheiden. Dazu gehört offen gesagt:
Das System interpretiert Antworten — anders ließe sich kein Feedback erzeugen. Es erfasst während des Gesprächs, ob eine Antwort vollständig war, und leitet daraus die Rückmeldung ab.
Entscheidend ist, welche Form diese Rückmeldung hat:
| Es gibt nicht | Es gibt |
|---|---|
| Schulnoten | qualitatives Feedback in Textform |
| Ranking oder Vergleich zwischen Teilnehmenden | benannte Stärken und Verbesserungsvorschläge |
| eine anbietereigene Bewertungsvorgabe | eine Rückmeldung an die übende Person |
Zur Form der Bewertung, weil danach regelmäßig gefragt wird: Sie ist je Szenario einstellbar, nicht vom Anbieter vorgegeben. Die Voreinstellung stammt aus der Prüfungsvorbereitung und bewertet einzelne Kriterien auf einer Skala — dort ist das gewollt. Wo es um Übung ohne Leistungsfeststellung geht, empfehlen wir ausdrücklich eine qualitative Einstufung ohne Punktwerte und ohne verrechenbaren Gesamtwert; die Einstellung wird bei der Einrichtung festgelegt und gehört in die Zweckbindungsvereinbarung. Im Beschäftigungskontext ist das kein Detail, sondern einer der Punkte, an denen die Einordnung nach der KI-Verordnung hängt.
Vier Festlegungen senken das Risiko erheblich:
- Freiwilliges Übungs- und Vorbereitungstool — keine Leistungsfeststellung
- Keine Noten und kein Ranking — und, sofern so eingerichtet, auch kein Punktwert: das Feedback ist Text
- Kein Zugriff der Ausbildenden bzw. Lehrenden auf Einzelergebnisse
- Keine Konsequenzen — keine Auswirkung auf Beurteilungen oder die Zuordnung zu Maßnahmen
Punkte 1 und 4 liegen bei der einsetzenden Organisation und gehören in den Vertrag. Punkt 2 ist Produkteigenschaft, Punkt 3 wird konfiguriert und abgenommen.
Transparenz. Unabhängig von der Einordnung gilt Art. 50 Abs. 1: Teilnehmende werden darüber informiert, dass sie mit einem KI-System interagieren. Das Feedback ist zusätzlich als KI-generiert gekennzeichnet.
10. Betriebsmodell
| Mandantenbereich | Eigene Instanz | |
|---|---|---|
| Zugang | gemeinsame Plattform unter dialogsimulation.de | eigene Domain |
| Datenbank | gemeinsam; Trennung logisch über das Organisations- und Rechtemodell, serverseitig erzwungen | eigene Datenbank, eigene virtuelle Instanz |
| Branding | Logo und Texte im eigenen Bereich | vollständig: Domain, Logo, Begrüßung, Bilder |
| Aufwand | sofort verfügbar | Einrichtung nötig |
Beide Varianten sind datenschutzrechtlich tragfähig. Eine eigene Instanz vereinfacht die Datenschutzprüfung, weil die Trennung in einem Satz belegbar ist. Dedizierte Hardware oder eine Trennung auf Ebene des physischen Hosts wird in keiner der beiden Varianten zugesichert — die Virtualisierung liegt beim Rechenzentrumsbetreiber.
11. Was Sie für die interne Prüfung erhalten
- Beschaffungspaket für Entscheider (ein PDF): AVV-Muster nach Art. 28 DSGVO inkl. EU-Standardvertragsklauseln · Verarbeitungsverzeichnis & Datenflussdiagramm nach Art. 30 · Liste der Subunternehmer nach Art. 28 Abs. 2 und 4 · technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32
- Datenverarbeitung & Datenschutz — die ausführliche Darstellung
- Handbuch für Org- und Kursadmins — die Verwaltungsoberfläche mit Screenshots
- Anleitung für Teilnehmende — was die Teilnehmenden sehen
- Netzwerkfreigabe — Ports und Hosts für Ihre IT, auf Anfrage
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen benennen ausdrücklich auch nicht umgesetzte Maßnahmen. Ein zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem besteht nicht — die Trainexus UG ist ein Kleinstunternehmen. Das steht so im Dokument, damit Ihre Prüfung nicht auf einer Zusage aufsetzt, die nicht trägt.